¿Mi programa de gestión de desguace se conecta a una tienda online?

La duda

"Mi programa de gestión no se conecta con nada"

Es de las frases que más se oyen cuando un desguace se plantea vender por internet. Y casi siempre esconde dos miedos: tener que cambiar de programa después de años de trabajar con él, o tener que volver a subir a mano todo el catálogo a una web nueva.

La buena noticia es que, en la práctica, no hace falta ni lo uno ni lo otro. Tu programa de gestión sigue siendo el sitio donde vive la verdad de tu almacén. La tienda online solo tiene que aprender a leerlo. Lo que cambia según el programa es cómo lo lee y con qué rapidez.

Qué significa

Conectar no es cambiar: es que la tienda lea tu stock

Cuando hablamos de "conectar" el programa de gestión con la tienda online, hablamos de que las mismas piezas, precios y existencias que ya tienes en el programa aparezcan en la web sin que nadie los teclee dos veces. Tú sigues dando de alta piezas y cobrando en el mostrador como siempre; la tienda se limita a reflejar lo que hay.

Es la base de todo lo demás: sin esto, el stock sincronizado es imposible, el buscador enseña piezas que ya no existen y el chatbot se arriesga a prometer lo que no hay.

Las vías

Tres formas de conectarlos

Lo decimos con claridad: nosotros montamos la conexión por API porque es la vía más rápida, y es la que mejor evita la sobreventa. Pero no es la única forma de empezar. Si tu programa no tiene API, el archivo por FTP o un conector de tu gestor te permiten vender igualmente; lo único que pierdes es rapidez.

Qué viaja

Qué datos pasan del programa a la tienda

No hace falta que viaje todo, y lo que viaja depende de qué guarde tu programa para cada pieza. Lo habitual es que la tienda reciba lo mismo que lleva una ficha de producto:

• El nombre de la pieza y su categoría
• Las referencias: la interna de tu desguace y la de fábrica
• La descripción, corta y larga
• El precio y el stock
• Las imágenes, si ya las tienes asociadas a cada pieza

Es más o menos lo mismo que se necesita para un catálogo de Google Merchant Center. Qué más puede volver desde la tienda al programa (por ejemplo, el pedido ya registrado) depende de cada programa y de la vía elegida: es una de las preguntas que conviene aclarar antes de empezar.

Rapidez

Cuanto más espaciada la sincronización, más riesgo de vender dos veces

La frecuencia con que la tienda se entera de lo que pasa en tu almacén no es un detalle técnico: es lo que decide cuántas veces vas a vender algo que ya no tienes. Si el stock se actualiza cada noche, todo lo que vendas por la mañana en el mostrador seguirá apareciendo en la web hasta la madrugada siguiente. Con una pieza única, un solo error de esos ya es una reclamación.

Herramienta

Calculadora: cuánto tiempo pierdes actualizando el stock a mano

Si hoy no tienes conexión, alguien está copiando datos de un sitio a otro. Mete tus propios números: no hay ninguna cifra de sector detrás de esta calculadora.

Antes de decidir

Qué preguntar a tu programa de gestión

Antes de nada, conviene saber qué te ofrece el programa que ya usas. Si tienes soporte técnico o un contacto en la empresa que lo desarrolla, estas son las preguntas útiles:

• ¿Tiene API (una forma de que otro sistema consulte el stock y los precios)?
• Si no la tiene, ¿puede exportar el catálogo a un archivo de forma automática, y cada cuánto?
• ¿Incluye algún módulo o conector para tiendas online?
• ¿Se pueden exportar todos los campos de la ficha (referencias, descripciones, categoría)?
• ¿Las fotos van asociadas a cada pieza y se pueden compartir?
• ¿Tiene algún coste adicional activar la exportación o la API?

Con las respuestas sabrás en qué vía estás y qué margen de rapidez tienes. Y si no consigues respuestas claras, no es motivo para descartar la tienda: es exactamente el tipo de conexión que se resuelve caso por caso.

Sin dramas

Lo que no hace falta que hagas

• Cambiar de programa de gestión
• Volver a subir todo el catálogo a mano
• Encargarte tú de la parte técnica: la conexión la montamos nosotros

Con honestidad

Cuándo no compensa conectar

Conectar tiene sentido cuando tienes un catálogo con cierto movimiento. Si vendes muy pocas piezas al mes o tu stock casi nunca cambia, actualizar a mano puede ser suficiente durante un tiempo. Si al hacer la cuenta de arriba el tiempo que pierdes es pequeño y no vendes por más de un sitio, empieza sencillo: lo importante es no tener una web que dé por buena una pieza que ya no tienes. Cuando el volumen crezca, la conexión será lo que te ahorre trabajo y errores.

Para ver el panorama completo de qué se necesita para empezar, tienes cómo vender piezas de desguace por internet sin saber informática, y para calcular si te compensa, el retorno de una tienda online para desguaces.

Y para el resto de dudas habituales antes de empezar, tienes las preguntas que nos hacen los desguaces antes de contratar.

Para saber cómo mantener esa conexión y el resto de la tienda al día, tienes qué conlleva el mantenimiento de una tienda online de desguace.